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在庫管理の考え方と目的|現場在庫を改善する2つの方法

 

物流倉庫の在庫管理イメージ

製造業や小売業(店舗)など「モノ」を扱う事業所は、「在庫管理」により商品や部品などの情報や現物をシッカリと管理することが必要です。

在庫管理を行わなければ、過剰在庫や在庫切れによる機会損失を招くことになるなど、経営に深くかかわってきます。だからこそ在庫管理は重要だと考えている人は多くいるでしょう。

しかし、在庫管理の目的や考え方について深く知らなければ、適切な在庫管理を行うことはできません。

そのため、この記事では、「運用しやすくなる在庫管理の目的や考え方」をベースに在庫管理についてお伝えしたいと思います。

在庫管理とは?

まず在庫というのは、製造業や小売店で分けて考える前に「製造前の部品」や「販売前の仕入れ品」は、どちらも「お金に換金できるモノ」です。

商品を製造して販売すればお金に変わり、仕入れ品を店頭に並べて販売すればお金に変わります。

そして在庫管理は、「企業の投資資金の動きを管理すること」と同じ意味合いとなります。

ただ、お金の管理をするというと分かりやすいように思いますが、在庫管理をする理由や目的というのは、様々な要素と絡み合っています。

それを次で見ていきましょう。

在庫管理の目的

在庫管理の最大の目的は「現場を円滑に回し、キャッシュフローを良くして、経営状態をよくする」ことです。

ただ在庫管理における現実は、生産数やPOSシステムなどで理論上の在庫を管理していても、理論上の在庫と実在庫にズレがでている企業が多いです。

理論上の在庫と実在庫にズレが出る理由は、主に下記の7つです。

  • 入力ミス
  • 入力漏れ
  • 不良品
  • 生産ミス
  • 期限切れ
  • 紛失
  • 万引き

これらの人為的ミスなどを100%防ぐのは難しく、イレギュラーとして考えている企業も多いかと思います。

しかし、イレギュラーが重なりすぎて、在庫が無くなると小売店なら販売機会損失、製造業ならリードタイムが伸びるといったことが起きてしまいます。

機会損失を防ぐ方法は、「在庫を多めに抱える」か「正確に在庫管理をするか」の二択となってしまうわけですが、在庫を多めに抱えるのは現場面と経営面の双方において3つのリスクがあります。

在庫を多めに抱えるリスク

リスク

  • 在庫の金額が増えキャッシュフローが悪くなる
  • 余分な在庫の置き場所が必要になる
  • 在庫管理工数が上がる

当然イレギュラーなことが起きると、そこに手を取られることとなり、本来の業務に支障が出る可能性もあります。

だからこそ、在庫管理を行うことが重要なのです。

在庫管理が最適にできていれば、現場が円滑にまわるようになり、結果的に経営環境もよくなります。

ではもう少し業種別に在庫管理についてみていきましょう。

製造業の在庫管理の目的

製造業イメージ

製造業の在庫は「仕入れ部品」「設備の部品」「資材」「消耗品」「原料」などがあたり、生産品を基にいくつ部品や原料を使ったのか、設備の利用頻度、資材の利用回数、消耗品の消費数を計算することができます。

そこで、生産管理と販売管理システムを利用して、在庫管理をしている企業が多いかと思います。

しかし、これで分かる在庫はあくまでも理論上の在庫でしかなく、現実は理論上の在庫と実在庫にズレが生じてしまいます。

ただ在庫のズレだけならまだマシで、製造業の場合は生産品に不良があると、ロットのトレーサビリティー(いつ生産したのか?いつ仕入れた部品を使っているのか?どこで保管していたものなのか?等)を管理していないと、何か起きた際の対応が遅れてしまったり、問題のある部品や製品をたどることができなくなってしまいます。

しかし、生産に使う「仕入れ部品や原料・部品は使って無くなるもの」だという考えから、在庫管理が適切に行われていなかったり、手書きやエクセルなどでちょっとした管理しかできていないケースも多いです。

とはいえ、生産管理システムを使った理論上の在庫管理や手書きやエクセルなどの在庫管理表を行っていたとしても、歩留まりがでる等により在庫数が合わなくなっていることもよくあるのではないでしょうか。

そして結果的に、在庫管理工数が増えたり、イレギュラーな作業時間増加に繋がっていることも往々にしてあります。

製造業の在庫管理工数を減らすことは人手不足対策にもなる

昨今、人材不足の影響もあり、製造を行いながら在庫管理を現場の人がやっている場合、在庫管理に工数がかかっているため、製造できる数に制限がでてしまうケースがあります。

その対策に人材募集をする企業もありますが、人材不足が深刻化している現在の日本において、「求める人材」をなかなか雇用できないのが現状です。

だからといって事務員の方に在庫管理をしてもらったとしても、現場の在庫管理工数の削減はできますが、根本解決にはならず、イレギュラーな対応は少なからず起きることとなります。

なぜなら、エクセルでも手書きでも、人間が行う作業のため100%の精度は保証できません。そのため、記入ミスや記入漏れなどにより、生産管理上での理論上の在庫と合わないといった問題を解決することはできないのです。

そこで、工数削減と在庫管理のミスを防ぎ、製造業務に集中できる環境を整えるのに最適な方法は、在庫管理システムを利用することです。

在庫管理システムというと、100万~300万でオーダーでつくるものもあれば、年間50万円以下から利用できる製造業専門にパッケージ化された在庫管理システムもあります。

小売業(店舗)の在庫管理の目的

小売店イメージ

小売店(店舗)の在庫管理は、仕入れ~販売管理の理論上で行っていたり、POSによる販売数から在庫管理をしている場合も多いのではないでしょうか。

ただこの場合、棚卸時に理論上の在庫数との乖離が出てはいませんか?

ちなみに乖離が起きる理由はいくつかあります。

  • 数え間違い
  • 入力ミス
  • 万引き
  • 不良品
    等々

これらの人為的ミスや万引きなどの特定できないものを考慮すると、在庫を定期的にチェックするなど、運用でのカバーをすることが重要となります。

食品系であれば、特に期限切れなどの廃棄もあるため、どれだけキッチリと定期的なチェックができるのかが重要なポイントとなります。

在庫管理がしっかりとできれば、仕入れの調整を細かくできるようになるので、過剰仕入れを防ぐことにもつながり、キャッシュフローに余裕のある経営ができるようになるでしょう。

倉庫・卸の在庫管理の目的

倉庫

倉庫・卸関係の在庫管理は、仕入れ~配送などを行う数が多く、伝票入力が非常に大変な作業となります。

そしてこういった作業をエクセルや手書きで行っている場合、下記のことが原因となり在庫が合わなくなることがあります。

  • 伝票の打ち間違え(入力ミス)
  • 誤出荷
  • 商品の選び間違え
  • 商品を置く場所の間違え
  • 入力漏れ

これらは人為的のため、防ぐことは非常に難しい課題となります。

そして、倉庫・卸の場合、注文が来たモノに対してリードタイムをどれだけ削減できるのかが重要なので、在庫があるものを優先出しを行い、納品された後に配送することもあるかと思います。

しかし、在庫管理や配送管理が複雑になってくるため、管理工数が大幅に増え、複雑化したことによりミスが起きる可能性も増えてしまいます。

こういったことを防ぐには、RPAを導入して工数削減を行うことで、最適な在庫管理を行うことができるようになり、誤出荷や在庫の乖離を減らすことができ、リードタイムの削減にもつながります。

現場在庫を改善する方法

改善

正しい在庫管理を行うためには、理論上の在庫管理をしないことが大切です。

その上で、在庫管理における通常時の運用ルールとイレギュラー時の運用ルールを徹底的に決めて、遵守することが大切です。

例えば、棚卸をするときに在庫乖離が見られた場合、それがなぜ起きたのか、運用に問題がなかったのか?ということをしっかりと考えて、見直していくことが大切です。

そして、徹底的にこれらを繰り返していくことが基礎となります。

これらの基礎が整った段階で、次で紹介する在庫管理を適切に行う方法が役に立ちます。

(1)エクセルで在庫管理表を作成する

エクセルでは、自社に合った形に在庫管理の方法をカスタマイズできるので、非常に自由度が高い在庫管理手法となります。

その反面、ルールが曖昧になりがちであり、人為的ミスも起こりやすいため、しっかりと在庫管理表の形式を定め、運用ルールを徹底することが必要になります。

当サイトでは、エクセルの在庫管理表テンプレートを無料でダウンロードできるようにしているので、詳しくはそちらをご覧ください。

【在庫管理表テンプレートの特長】

  • シンプルで簡単
    ⇒品番と商品名(商品金額)を入れるだけで、誰でも簡単に在庫管理ができます。
  • 在庫金額が分かる
    ⇒在庫量から在庫金額が分かるようになっています。
  • 在庫調整ができる
    ⇒どうしても発生してしまう在庫差異は、入出庫とは別の欄で管理できます。
  • 平均入出庫数がわかる
    ⇒商品ごとの物量が分かり、適正な発注が可能になります。

⇒ 在庫管理表テンプレートのダウンロードはこちらから

(2)自社に合った在庫管理システムを導入する

在庫管理システムの例

在庫管理システムを用いることで、バーコードとハンディ端末を使って管理することができるようになり、人為的ミスや入力漏れを防ぐことができるようになり、在庫管理作業の工数削減ができるようになります。

その結果、本来の生産活動にあたる時間の確保ができるようになり、企業として売上を増加させることにも繋がり、従業員の負担も減らすことに繋がります。

そんな在庫管理システムは、下記の2種類があります。

  • 自社にあった在庫管理の方法に合わせてつくることができるオーダーメイド型
  • 各業種での在庫管理に必要不可欠な機能のみを入れたパッケージ型

もちろんオーダーメイドで作成するとなるとそれだけ費用が掛かることになり導入のハードルが上がりますが、パッケージ化された在庫管理システムは、オーダーメイド型の在庫管理システムと比較して、導入コストを6分の1ほどに下げることができるなど、非常に導入しやすいです。

(3)運用を改善する

在庫管理表や在庫管理システムを導入することも大切ですが、最も重要なのは現場における在庫管理の運用改善です。

その中でも、現場作業者の在庫管理に対する意識改善が非常に重要となります。

例えば、棚卸以外でも定期的に在庫をチェックして、もし棚差が生じていたら、なぜズレたのかをしっかりと原因追究することにより、現場の在庫管理に対する意識改善が行われ、原因がわかれば今後それが起こらないように対策をすることが可能となります。

これを繰り返していけば、必ず在庫管理の改善ができるようになるでしょう。

しかし、こういった意識改善が難しいなら、下記の2種類の対策が必要になります。

  • 導入費があまり掛からないエクセルでの在庫管理
    →人為的ミスは出やすく長期スパンでコストが掛かる。
  • しっかりと在庫管理したい場合は在庫管理システムの導入
    →人件費などを削減することが可能となる

適切に在庫管理を行えた時のメリット

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  • 機会損失削減
  • 運用コスト削減
  • リードタイムの短縮
  • キャッシュフローの向上
  • 利益の向上

在庫管理を適切に行うことで、多くのメリットを受けることができます。

特に経営者や部門を任されている方からすると、どれも課題となっているものばかりではないでしょうか。

ぜひ在庫管理を徹底的に行っていただければと思います。

ネクスタの在庫管理システムは目的別でパッケージ化している

ここでは、ネクスタのパッケージ化された在庫管理システムを少し紹介させていただきます。

■在庫管理システム

バーコードとハンディ端末で製品の入出荷の記録をし、PCで在庫管理するシステムです。

おすすめの現場
  • 在庫管理していないお客様
  • Excelで在庫管理しているお客様

■保守部品在庫管理システム

設備の保守部品/補修部品の在庫管理に特化し、ハンディ端末とバーコードで簡単に入出庫記録して在庫管理できるシステムです。

おすすめの現場
  • 設備の保守部品/補修部品の在庫はあるが、在庫管理を行っていないお客様
  • 設備の保守部品が欠品になって困ったことがあるお客様

■原料在庫管理システム

入荷時にバーコードがない商品にラベルを発行し、ハンディ端末で食品原材料の入出荷を記録し、賞味期限も同時に管理し、先入先出を徹底するシステムです。

おすすめの現場
  • 食品業界で原料の在庫管理ができていないお客様

■医薬品在庫管理システム

医薬品専用のバーコードに対応し、ハンディ端末とバーコードで簡単に入出庫記録して在庫管理できるシステムです。

おすすめの現場
  • 医薬品を取り扱っているお客様
  • 使用期限の管理ができていないお客様

■検品付在庫管理(基幹連携)

入荷ミス/出荷ミスの削減を目的とし、基幹システムと連携してハンディ端末で製品の入出荷検品を行い、PCで在庫管理ができるシステムです。

おすすめの現場
  • 受入ミスや出荷ミスをなくされたいお客様
  • 入出荷の記録を紙で記録しているお客様
  • 製品の在庫をエクセルで管理されているお客様
  • 基幹システムへの入出荷実績の入力の手間をなくされたいお客様

■払出検品付部品在庫管理(基幹連携)

部品の払出ミスの削減を目的とし、基幹システムと連携してハンディ端末で部品の払出検品を行い、かつ、PCで在庫管理ができるシステムです。

おすすめの現場
  • 部品の払出ミスがよくあるお客様
  • 部品の受払の記録を紙で記録しているお客様
  • 部品の在庫をエクセルで管理されているお客様

■受注在庫管理

受注登録から出荷検品まで行い、有効在庫の把握もできる在庫管理システムです。

おすすめの現場
  • 受注から出荷までの物の動きを管理できていないお客様

全てパッケージ化された在庫管理システムで、50万円~と比較的低価格で導入することができます。

オーダーメイドよりも遥かに導入しやすく、無料で体験していただくこともできます。

 

まとめ

人材不足が深刻になってきている今の日本において、どの業種も人員確保が重要視されてきています。

しかし、こういった時代だからこそ、人材雇用をすると同時に、在庫管理工数の削減やキャッシュフローの最適化、本来の業務を行える時間の確保をしなくてはいけません。

更に、最近は商品サイクルが早くなっていることから、需要予測が難しいといった問題もあるかと思います。

ただいくら人手不足とはいえ、在庫管理を人がやってると、人が辞めた場合やケガや病気をした場合などに対応できる人間がいなくなったり、教える手間がかかるようになってきます。

その根本的解決をはかるために、在庫管理システムを導入することは非常に効果的な手段と言えます。

なぜなら、人手不足による作業ムラや、リードタイムの短縮にもつながる、しいては教える手間も減り、本来の業務に集中できるようになります。

その結果、もっと少ない人数で回せるようになり、人件費も削減でき、利益率の向上が図れる、そして人に頼らない組織経営ができるように繋がります。

ますます採用が難しく人手不足になる今だからこそ、選択肢の一つに入れるのはいかがでしょうか。

無料ではじめる在庫管理システムについて